Aufgaben- und Mangelmanagement von Nachunternehmern
Mike Olbers ist gelernter Tischler und hat zusätzlich eine Weiterbildung zum Hochbautechniker absolviert. Vor über vier Jahren kam er schließlich zum Fenster- und Türenspezialist MFA Fenster. Das Unternehmen liefert, montiert und handelt mit Fenstern und Türen aller Art. Die Aluminium-Bauelemente werden in der Produktionshalle am Stammsitz im westfälischen Legden nach Kundenwunsch gefertigt. Als Projektleiter managet Olbers Baustellen in ganz Nordrhein-Westfahlen.
Als Nachunternehmer einer seiner wichtigsten Auftraggeber nutzt der Fenster- und Türenspezialist seit einigen Jahren n.core build. Dafür benötigt MFA Fenster keine eigene Lizenz in n.core, nicht einmal die App. Denn: als Nachunternehmer haben sie bereits viele Apps auf ihren Smartphones installiert. Sie möchten nicht noch eine weitere App hinzufügen, sich nicht irgendwo anmelden und vor allem nicht ständig zwischen verschiedenen Apps wechseln müssen.
Aus diesem Grund erhalten die Nachunternehmer, die n.core einsetzen bei jedem festgestellten Mangel zusätzlich eine E-Mail, die einen Link zu der spezifischen Aufgabe enthält inklusiv aller erforderlichen Informationen und Bilder. Dies ermöglicht es ihnen, den Mangel direkt vor Ort zu bearbeiten und als erledigt zu markieren ohne sich in der App angemeldet zu haben. Dieser Ansatz ist neu, anders und einfacher. Die Hürde, Mängel sorgfältig abzuarbeiten und im System zu dokumentieren, ist viel niedriger.
Im Rahmen des Mangelmanagements erhält MFA Fenster so vom Bauunternehmer die anstehenden Aufgaben. „Das ist eine klasse Sache“, bescheinigt Mike Olbers. „Ich kann aus n.core einen Report mit offenen Punkten erstellen, die abgearbeitet werden müssen. Diesen Report kann ich mir am PC, am Tablet oder auf dem Smartphone ansehen. Ich arbeite meistens im Büro und leite ihn an die Kollegen auf der Baustelle weiter.“ Dank n.core hat er jederzeit einen Überblick über den Status, Zeitrahmen und Fristen.
Der erfahrene Projektleiter schätzt die intuitive und leicht zu bedienende Bausoftware: „Wer sich ein bisschen mit Microsoft Office auskennt, für den ist die Bedienung der Baustellensoftware überhaupt kein Problem.“ Zum Report gehören auch Fotos, Grundrisse der Häuser und Wohnungen sowie weitere Details über den zu behebenden Mangel.
Erleichtert und beschleunigt die Kommunikation
Andere Auftraggeber arbeiten mit langen Excellisten. Die Mängel werden dort in der Regel erst bei der Baubegehung mit einem Gutachter festgestellt und notiert und später in Excel übertragen und per Mail an MFA Fenster gesendet. Mike Olbers druckt diese Liste aus und gibt sie den zuständigen Handwerkern mit, die sie schließlich auf der Baustelle abarbeiten und abharken. Diese Prozedur kostet Zeit und ist fehleranfällig.
„Das ist für mich viel mehr Aufwand“, erklärt Mike. „Ich muss oft nachfragen, erinnern, hinterhertelefonieren und e-Mails schreiben.“ Vor allem der Überblick sei mit solchen Listen kaum gewährleistet. „Manche Mängel zu beseitigen dauert nun einmal länger. Wenn ich beispielsweise ein neues Fensterglas bestellen muss, weil ein Kratzer entstanden ist, vergehen mindestens zwei Wochen bis sie ankommen. Da ist das Ampelsystem in der n.core App sehr praktisch und übersichtlich. Rot heißt Mangel entdeckt, grün Mangel erledigt und gelb Mangel in Arbeit.“
Weil die App allen Beteiligten eine strukturierte Übersicht über aktuelle Bearbeitungsstände gibt, verzögern sich Aufgaben selbst dann nicht, wenn ein Kollege im Urlaub ist. Alle relevanten Informationen sind von allen Baubeteiligten immer und überall einsehbar. „Das ist gerade bei größeren Baustellen ideal“, so der Projektleiter. Damit sind alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand. „Entdeckte Mängel können sofort in der App notiert und der Nachunternehmer direkt informiert werden. Die Kollegen auf der Baustelle können den Fehler zum Teil nebenbei beheben, wenn es gerade passt. Dann setzen sie den Status auf erledigt.“ Es ist ansonsten keinerlei Nacharbeit notwendig, die Software dokumentiert alles selbsttätig.
Auch die Mängelerfassung erfolgt mit n.core innerhalb weniger Klicks direkt vor Ort, sowohl online als auch offline. Die automatische, rechtskonforme Mangelaufforderung an den Nachunternehmer erleichtert und beschleunigt die Zusammenarbeit erheblich. Bauleitung, Architekten, Gewerke und sogar Bauherren und Erwerber sind miteinander verbunden und können Informationen unkompliziert austauschen. Erinnerungsfunktion inklusive: Die intelligente Bausoftware erinnert automatisch an offene Punkte, sodass keine Aufgabe mehr unbearbeitet bleibt und Fristen einwandfrei eingehalten werden.
Bildunterschrift:
Die n.core App bietet zu jeder Zeit und an jedem Ort eine strukturierte Übersicht über aktuelle Bearbeitungsstände und die Historie zu jedem Mangel.
Mike Olbers hat den vollen Überblick über den Fortschritt seiner Baustellen.